KabarNTB, Sumbawa Barat – Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Sumbawa Barat, H Burhan Daeng Mangago menjelaskan alur atau proses yang harus dilalui sebelum arsip milik pemerintah daerah maupaun Organisasi Perangkat Daerah (OPD) boleh dimusnahkan.
Haji Burhan menjelaskan, pemusnahan dilakukan setelah melalui beberapa rangkaian kegiatan yang diawali dengan penataan arsip inaktif sehingga tersusun Daftar Arsip.
Dari daftar arsip tersebut, sambungnya, bisa dilakukan penyusutan arsip yaitu pemusnahan dan penyerahan arsip sesuai JRA (jadwal retensi arsip – daftar yang memuat jangka waktu penyimpanan, jenis dan keterangan rekomendasi mengenai nasib akhir arsip apakah akan dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan) dan nilai guna. Penilaian dilakukan oleh tim penilai arsip sampai tercipta daftar arsip usul musnah (yang berketerangan musnah) dan usul serah (yang berketerangan permanen).
“Proses pemusnahan dilakukan setelah mendapat persetujuan Bupati bagi arsip yang berketerangan musnah dengan masa simpan dibawah 10 tahun. Sementara jika diatas 10 tahun maka harus mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),” urainya, kepada wartawan Kamis, 29 Oktober 2026.
Jika semua proses tersebut sudah dilaksanakan, baru kegiatan pemusnahan bisa dilakukan oleh Dinas Arpus bersama OPD pengusul pemusnahan arsip, diikuti oleh Inspektorat Kabupaten dan Dinas Sat Pol PP sebagai saksi.
“Berita acara pemusnahan ikut ditandatangani oleh saksi serta dimusnahkan fisik dan informasinya secara total. Kegiatan penyusutan menjadi penilaian juga dalam pengawasan kearsipan internal,” imbuh Haji Burhan.
Pada September lalu, Dinas Arpus KSB telah melaksanakan pemusnahan arsip di Dinas Ketahanan Pangan (DKP) dengan total arsip yang dimusnahkan sebanyak 497 arsip. Haji Burhan menyampaikan apresiasi tinggi kepada Kepala DKP yang telah memimpin jajarannya dalam proses pemilahan dan penyusunan sehingga tercipta daftar arsip pada dinas terkait.
DKP sendiri sudah selesai dan secara mandiri melaksanakan pengelolaan arsip sampai tercipta Daftar Pencarian Arsip. Dari daftar arsip tersebut selanjutnya dilakukan proses pemusnahan terhadap arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai hasil penilaian tim panitia penilai arsip.
Hasil penilaian disampaikan permohonan persetujuan ke Bupati untuk dilakukan pemusnahan. DKP juga sudah mengimplementasikan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi) mulai dari korespondensi sampai proses penyusutan.
“Semua proses sudah dilaksanakan sesuai prosedur. Jadi nilai pengawasan arsip untuk DKP memuaskan. DKP sudah bisa menjadi dinas tempat untuk study tiru bagi OPD yang masih rendah nilai pengelolaan arsipnya,” pungkas Haji Burhan.(*)
