KabarNTB, Sumbawa Barat — Pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sumbawa Barat terus diperkuat. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) KSB mendorong setiap perangkat daerah semakin tertib dalam mengelola dokumen, mulai dari proses penciptaan hingga penyimpanan dan pemanfaatannya kembali.
Upaya tersebut tidak hanya diarahkan untuk memastikan dokumen tersimpan dengan baik, tetapi juga agar arsip dapat ditemukan dengan mudah ketika dibutuhkan. Bagi pemerintah daerah, ketersediaan arsip yang tertata menjadi bagian penting dalam mendukung pekerjaan sekaligus menjaga rekam jejak administrasi pemerintahan.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan KSB, H. Burhan Daeng Mangago, mengatakan pembenahan kearsipan dilakukan secara bertahap melalui pembinaan kepada perangkat daerah. Pengelola arsip di masing-masing instansi (Arsiparis) didorong memahami proses penataan sesuai ketentuan sehingga tidak terjadi penumpukan dokumen tanpa klasifikasi yang jelas.
“Pengelolaan arsip harus dilakukan secara tertib sejak awal. Ketika suatu saat dokumen dibutuhkan, kita bisa menemukan informasinya dengan cepat dan jelas,” ujarnya, Rabu 07 Oktober 2026.
Menurut Haji Burhan, arsip tidak sebatas dokumen lama yang disimpan di ruang penyimpanan. Di dalamnya terdapat informasi dan rekam jejak berbagai kegiatan pemerintahan yang memiliki nilai administratif dan dapat menjadi sumber informasi ketika suatu kebijakan atau kegiatan perlu ditelusuri kembali.
Karena itu, Arpus terus mendorong perangkat daerah memperbaiki pola pengelolaan arsip masing-masing. Pembinaan dilakukan untuk membangun kebiasaan kerja yang lebih tertib, termasuk dalam menentukan dokumen yang harus disimpan, dipelihara maupun ditindaklanjuti sesuai masa retensinya.
Penguatan tata kelola tersebut juga mulai berjalan seiring dengan pemanfaatan sistem kearsipan berbasis digital. Penerapan sistem ini diharapkan membuat pengelolaan dokumen pemerintahan menjadi lebih terstruktur sekaligus memudahkan proses pencarian informasi saat diperlukan.
Hasil pembinaan tersebut turut tercermin dalam penilaian kearsipan. Sumbawa Barat berhasil menempati peringkat pertama tingkat Provinsi Nusa Tenggara Barat dan berada di posisi ke-85 dari 514 kabupaten/kota secara nasional. Capaian itu menjadi salah satu indikator bahwa pembenahan tata kelola kearsipan di daerah terus menunjukkan perkembangan.
Meski demikian, capaian tersebut tidak dijadikan alasan untuk berhenti melakukan pembenahan. Arpus KSB tetap mendorong agar tertib arsip menjadi bagian dari budaya kerja di setiap perangkat daerah, sehingga pengelolaan dokumen tidak hanya berjalan ketika ada penilaian.
“Yang kita harapkan bukan hanya hasil penilaian yang baik, tetapi bagaimana tertib arsip ini menjadi budaya kerja. Kalau arsip tertata, pemerintah akan lebih mudah ketika membutuhkan informasi dan dokumen,” katanya.
Ke depan, penguatan kapasitas pengelola arsip, pembinaan perangkat daerah dan pemanfaatan teknologi akan terus didorong. Dengan pengelolaan yang semakin tertib, arsip diharapkan tidak berhenti sebagai dokumen yang disimpan, tetapi dapat menjadi sumber informasi yang mendukung administrasi, pelayanan dan keberlanjutan pemerintahan di Kabupaten Sumbawa Barat.(*)
